Pedro Herrera
Ventajas de la documentación de procesos
En una organización, el trabajo en equipo no es el único factor importante que permite a un grupo alcanzar sus objetivos. De igual manera, es importante la forma en que una organización se mueve y sigue un flujo de trabajo. Aparte de las personas, hay que tener en cuenta el proceso: por lo que pasan las personas, por lo que necesitan pasar y cómo lo hacen.
A medida que los miembros de su equipo trabajan juntos, es necesario conocer el qué, dónde, cómo, por qué y cuándo en la organización. Sin embargo, lograr estándares comunes a pesar de sus diferencias y motivos personales puede ser todo un reto.
Cualquier cosa puede suceder a partir de una simple interpretación de los procedimientos de la organización. Puede variar desde un malentendido muy simple hasta servicios deficientes, menor productividad y, finalmente, pérdidas en la empresa.
¿Qué es la documentación de procesos?
La documentación de procesos fue un término utilizado por primera vez a finales de los 70'. Desde entonces, se ha transformado en una gran herramienta dentro de la optimización de procesos de negocio (BPO).
Un documento de procesos es una guía que le permite al colaborador saber qué pasos necesita cumplir para realizar una tarea en específico correctamente. De la misma manera, también le da la posibilidad de actualizar un proceso, en caso de que sea mejorado o cambiado.
Consiste, entonces, en un diagrama de flujo en donde se detallan todos los pasos exactos que hay que hacer para que un proceso sea realizado.
Sin duda, es mucho más que un simple manual de instrucciones, ya que la documentación de procesos puede ser un elemento clave para determinar la manera en que un proceso puede cambiar o mejorar.
¿Por qué necesitas documentar tus procesos?
La documentación de procesos es un mapa de ruta para tu organización. Te ayuda a identificar el estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen numerosas personas debe ser documentada. Hacer esto brinda uniformidad a la organización y te permite monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.
Piénsalo así: incluso los pilotos altamente calificados que pasan miles de horas entrenando y volando usan listas de verificación antes del despegue. No confían solo en su memoria y ningún paso se considera insignificante.
La documentación de procesos también te permite saber qué está haciendo la gente y obtener información valiosa sobre los trabajos internos de la empresa. Si no documentas un proceso, en esencia, alguien más lo va a rediseñar cada vez que se repita. Cuando un empleado se retira de la oficina, todo conocimiento del proceso se va con él, a menos que se haya registrado adecuadamente.
Cuando contratas empleados nuevos, necesitas un proceso documentado para ayudarlos a entender su rol y cómo se adecúa dentro de toda la organización. Los procesos documentados facilitan la capacitación formal que permite una incorporación sin problemas.
¿Cuáles son los beneficios de documentar los procesos?
Si bien puede llevar tiempo, la documentación de procesos brinda numerosos beneficios a tu organización que hacen que el esfuerzo valga la pena.
Establece estabilidad y consistencia
Como en cualquier organización, la situación dentro de la empresa puede cambiar, a veces los empleados se van en busca de mejores ofertas laborales, o se reorganiza al personal en busca de mejorar la eficiencia o se agregan nuevas personas al equipo de trabajo.
La única manera de asegurar la calidad del trabajo cada vez que se hace es registrar cómo se realizan ciertas tareas.
Permite la continuidad
Hay muchas maneras de hacer ciertas tareas, pero documentarlas permite tener la misma calidad de trabajo incluso cuando el personal asignado está de vacaciones.
Se tiene una visión sistemática de todas las actividades de la organización.
No hay manera de que las actividades se hagan de la misma manera. Con el procesamiento de documentos, sin embargo, la calidad de la producción se mantiene igual incluso cuando las variaciones abundan, creando ciertas innovaciones que difícilmente se pueden imaginar.
El aumento de las cuotas de mercado y de los beneficios es el resultado de un rendimiento fiable.
En una industria donde la competencia prolifera, la única manera de sobrevivir es documentar constantemente lo que el personal está haciendo. Esto permite establecer una identidad diferenciadora, estableciendo su propio estilo, diferenciando su producto o servicio de los de la competencia, lo que a su vez le permite crecer en el mercado.
Reduce la ambigüedad operativa
Dentro de las empresas a veces existe una confusión constante sobre cómo se hacen las cosas y las personas a las que se les asignan las tareas esta ambigüedad debe ser abordada mediante procedimientos documentados. Esto recordará cómo se trataron situaciones similares en el pasado. Dichos registros son prueba de un conocimiento colectivo de la organización sobre los procedimientos establecidos a los que pueden acceder las personas que participan en el proceso.
Los documentos sirven como material de capacitación
Con la disponibilidad de una traducción tangible de cómo se supone que deben hacerse las cosas en una organización, los nuevos empleados básicamente tienen acceso a materiales que les ayudarían mientras se preparan para sus nuevos trabajos.
Los documentos son una oportunidad para analizar
La documentación de los procesos da la oportunidad de comprender el conocimiento utilizado en el diseño o rediseño de las mejores prácticas dentro de la empresa.
Esta es una gran herramienta que se puede utilizar para reflexionar sobre si ciertos procesos y decisiones fueron eficaces o perjudiciales, hasta cierto punto, para el negocio.
La documentación de los procesos permite realizar mejoras
Desarrollar subprocesos a partir de los procesos actuales y realizar un análisis detallado de cada uno de los pasos le permitirá identificar errores y problemas. Al examinar los procesos desde un punto de vista estratégico, se podrán volver a diseñar y reestructurar para lograr una mayor eficiencia.